Definisi dari perencanaan
manajemen
Dalam
manajemen,
perencanaan adalah proses
mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu,
dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan
proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tak akan dapat
berjalan.
Rencana
dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah
rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu
organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi
ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Langkah-langkah dalam menyusun perencanaan manajemen
Perencanaan
(Planning) ialah fungsi manajemen yang harus bisa menjawab rumus 5W+1H.
WHAT(apa) yang akan dilakukan, WHY (mengapa) harus melakukan apa, WHEN (kapan)
melakukan apa, WHERE (dimana) melakukan apa, WHO (siapa) yang melakukan apa,
HOW (bagaimana) cara melakukan apa.
Langkah-langkah dalam perencanaan, dimana secara garis
besarnya terdiri dari empat langkah dasar perencanaan yang bisa diterapkan
untuk semua tipe jenajang organisasi/ lembaga/ institusi. Langkah-langkahnya
antara lain adalah :
Menetapkan sasaran : Kegiatan perencanaan dimulai dengan menetapkan apa saja yang ingin dicapai oleh organisasi, tanpa dasar
yang jelas, sumber daya yang ada akan meluas menyebar dengan menetapkan
prioritas dan merinci serta mengkalkulasi sasaran secara jelas maka organisasi
dapat mengarahkan sega sumber daya yang lebih efektif dan efisien serta tepat
guna dan tepat sasaran. Tugas pokok dan fungsi harus sudah ada, jika sudah
memiliki tupoksi yang jelas, maka akan semakin memudahkan untu membuat sasaran
yang bisa dipakai untuk satu tahun kedepan maupun sasaran yang ingin dicapai
dalam lima tahuan kedepan.
Merumuskan Posisi Organisasi : Posisi organisasi saat ini diman pimpinan harus
tahu dengan posisi organisasinya saat ini. Sumber daya apa yang dimiliki
organisasinya saat ini. Barulah rencana dapat disusun setelah diketahui posisi
organisasinya, kekuatan-kekuatan yang akan melaksanakan dari apa-apa yang telah
direncanakan dengan mengetahui keuangan dan statistic organisasi saat ini.
Mengidentifikasi berbagai faktor : Mengetahui factor-faktor pendukung dan penghambat
selanjutnya perlu diketahui factor-faktor baik dari dalam maupun yang datang
dari luar yang diperkirakan dapat membantu dan mendukung serta yang menghambat
organisasi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Diakui mengetahui
lebih mudah keadaan yang terjadi saat ini dibandingkan meramal peluang yang
akan didapat di masa yang akan datang. Dan unsure utama dalam perencanaan yang
paling sulit adalah melihat kedepan. Namun biarbagaimanapun harus ditunjang
dengan sikap optimis.
Menyusun langkah-langkah untuk mencapai sasaran : Langkah terakhir dalam menyusun perencanaan adalah
mengembangkan berbagai kemungkinan alternative atau langkah yang diambil untuk
mencapai sasaran yang telah ditetapkan, mengevaluasi alternative ini dengan
memilih mana yang baik dan mana yang dianggap cocok dan memuaskan.
Namun jika perencanaan kita menemui beberapa faktor
kendala, kita juga harus optimis, biar bagaimana pun pepatah "biar tidak
tepat sasaran, namun tidak melenceng terlalu jauh", artinya jangan sampai
benar-benar keluar dari jalur perencanaan, karena kita tidak akan pernah tahu
apa yang akan terjadi esok, lusa dan seterusnya. Namun perencanaan mutlak
kiranya diperlukan.
Manfaat perencanaan dalam satu organisasi
- Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
- Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
- Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
- Manajer dapat memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
Jenis- jenis perencanaan dalam organisasi
Berdasarkan jangka waktunya,
rencana terbagi menjadi 2 macam yaitu:
1. Rencana jangka panjang( long term plan) : Merupakan rencana
yang memiliki jangka waktu lima tahun lebih.
2. Rencana jangka
pendek( short term plan) : Merupakan rencana yang memiliki jangka waktu satu
sampai tiga tahun.
Pembagian jenis rencana
dapat dilihat dari antara jenis rencana yang dibuat dan jenis keputusan yang
dibuat. Pada saat perusahaan berhubungan dengan berbagai aktifitas/masalah yang
membutuhkan keputusan rutin (programmed decision), perusahaan dapat
membuat rencana yang bisa diterapkan untuk mengatasi berbagai aktivitas atau
masalah rutin trsebut. Rencana ini disebut sebagai rencana berkelanjutan (standing
plan). Misalnya aturan, kebijakan dan standard operating procedure (SOP).
Sebaliknya, perusahaan
dapat mengembangkan rencana yang ditujukan untuk mengatasi masalah program yang
tidak terprogram (unprogrammed decision) rencana ini disebut sebagai
single-use plan. Proses pembuatan rencana akan dijelaskan sebagai berikut:
a) Menetapkan tugas dan tujuan
b) Observasi dan analisa
c) Mengadakan
kemungkinan-kemungkinan, seperti kemungkinan besar biaya, lamanya penyelesaian,
dan efektivitas-efektivitas lainnya
d) Menentukan sintesa
(alternatif dari kemungkinan-kemungkinan)
REFRENSI
Tidak ada komentar:
Posting Komentar